Veillez à envoyer vos factures en temps voulu
La plupart du temps, les transactions avec les clients se déroulent sans accroc. Des jours heureux !
Mais que se passe-t-il lorsque vous rencontrez ces quelques personnes particulières qui essaient de se soustraire à un paiement avec des excuses peu astucieuses ?
Parmi les exemples les plus courants, citons “elle s’est perdue dans le courrier”, ou encore le cliché ridicule “mon chien a mangé la facture”.
Il est selon les Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Colombe, important de conserver un état d’esprit professionnel et axé sur les affaires lorsque vous traitez avec toutes sortes de clients, même dans ce genre de cas.
Lorsqu’il s’agit de récupérer l’argent perdu par un client peu coopératif, vous pouvez avoir l’impression de vous heurter à un mur. Mais ce n’est pas impossible.
Pour vous aider, vous trouverez ci-dessous sept excuses utilisées par de vrais clients pour ne pas payer leurs factures, ainsi que nos suggestions sur la manière de les traiter :
- “Vous n’avez pas fait un assez bon travail, donc je ne paierai pas”
Certains agents de recouvrement remarquent que les clients tentent d’éviter de payer leurs factures en invoquant leur insatisfaction à l’égard des offres concernées. L’insatisfaction des clients est un phénomène auquel vous serez confronté, que vous fournissiez des biens ou des services. Il est donc essentiel de savoir comment gérer ces situations.
Par exemple, si vous construisez quelque chose pour un client, vous aurez probablement une clause dans votre contrat concernant la satisfaction du client au moment de l’achèvement du travail. Il est important d’avoir une communication ouverte et honnête avec les clients au sujet de leur satisfaction afin d’éviter que ce genre de situation ne se produise.
Si un client n’est pas satisfait de votre travail, vous pouvez travailler avec lui pour déterminer exactement ce qui ne va pas et si ce problème peut être rectifié. Veillez toutefois à préciser que si vous corrigez ses problèmes, le paiement est toujours attendu.
Si vous ne parvenez toujours pas à un accord, rappelez au client les conditions qu’il a acceptées et prouvez que vous avez rempli toutes les obligations contractuelles. Puis demandez à nouveau le paiement. Conservez un compte rendu de toutes les conversations, écrites ou enregistrées, car elles sont nécessaires si la situation s’envenime.
- “J’ai vidé mon portefeuille pendant les vacances”.
Pendant les vacances, en particulier autour de la période de Noël, préparez-vous à entendre des clients utiliser leurs finances personnelles comme excuse pour ne pas payer leurs factures. Bien que la période des fêtes puisse être une période difficile financièrement pour les gens, cela peut compromettre votre position si les gens ne vous paient pas non plus.
Pour combattre cette excuse, vous pouvez envisager de proposer un plan d’échelonnement comme compromis. De cette façon, votre client peut se rétablir financièrement, et vous pouvez recouvrer la dette, même si ce n’est pas aussi rapidement que vous l’auriez souhaité au départ.
- “Je n’ai pas reçu votre facture”
C’est une excuse simple qui est essayée encore et encore. Il fut un temps où elle pouvait très bien fonctionner – à l’époque où il n’y avait qu’une seule façon de facturer les gens – par courrier postal. Mais de nos jours, il existe de nombreux moyens différents d’entrer en contact avec les gens.
Beaucoup d’entre nous utilisent le courrier électronique pour facturer leurs clients, car nous avons tendance à avoir des gens de tout le pays et du monde entier qui utilisent nos biens et services. Si vous envoyez des factures par courrier électronique, vous pouvez commencer par activer la fonction de “lecture de l’accusé de réception” pour vous assurer que vous pouvez voir quand une facture a été consultée et relancer fréquemment votre client au sujet des dates de paiement par le biais de lettres numériques, d’appels téléphoniques automatiques ou de courriers électroniques.
Appelez votre client et proposez-lui de lui envoyer une autre copie de la facture en question. Restez en ligne et demandez au client de confirmer verbalement qu’il l’a reçue.
Après l’avoir fait, fixez une nouvelle date de paiement. Faites-lui savoir que si vous ne recevez pas le paiement d’ici là, vous ferez appel à un agent de recouvrement professionnel.
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